Delegowanie kierowców w UE – kiedy trzeba zgłosić kierowcę do IMI?

Pakiet Mobilności zmienił sposób rozliczania pracy kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe na terenie Unii Europejskiej. Jednym z obowiązków, który wciąż budzi wiele pytań, pozostaje delegowanie kierowców oraz zgłoszenia w systemie IMI. Problemy pojawiają się szczególnie wtedy, gdy przewoźnik wykonuje różne typy operacji: bilateralne, cross-trade albo kabotaż.

Nie każdy przejazd wymaga zgłoszenia kierowcy jako pracownika delegowanego. Właśnie dlatego warto uporządkować zasady i wiedzieć, kiedy należy złożyć deklarację w IMI, jakie dokumenty trzeba posiadać podczas kontroli oraz jakie sankcje grożą za błędy.

Czym jest delegowanie kierowców w transporcie drogowym?

Delegowanie kierowców w transporcie drogowym wynika z przepisów Pakietu Mobilności i dotyczy wykonywania określonych przewozów na terenie innych państw UE. W takich sytuacjach kierowca podlega części przepisów płacowych państwa, na którego terytorium wykonuje usługę transportową.

Delegowanie kierowców – obowiązki przewoźnika:

• Zgłoszenie delegowania w systemie IMI,
• Zapewnienie kierowcy odpowiedniego wynagrodzenia, zgodne z lokalnymi stawkami,
• Przechowywanie wymaganych dokumentów,
• Udostępnianie dokumentów podczas kontroli.

Przepisy obejmują głównie przewozy kabotażowe, przewozy cross-trade, część operacji kombinowanych.

Kiedy trzeba zgłaszać kierowcę do IMI?

Moment, w którym trzeba zgłaszać kierowcę do delegowania jest kwestią budzącą najwięcej wątpliwości. Wynika to być może z faktu, że nie każdy przejazd międzynarodowy oznacza delegowanie. Ważny jest sposób realizacji transportu oraz kraj, na którego terytorium kierowca wykonuje usługę transportową.

Poniżej opiszemy przykłady wraz z wyjaśnieniem kiedy zgłoszenie do IMI jest obowiązkowe, kiedy dowolne, a w jakich przypadkach niewymagane.

Transport Polska–Niemcy

Transport bilateralny, czyli np. przewóz z Polski do Niemiec lub z Niemiec do Polski, co do zasady nie podlega przepisom o delegowaniu. Unijne regulacje uznają taki przewóz za naturalny element działalności przewoźnika z kraju siedziby firmy. W praktyce oznacza to, że kierowca jadący z ładunkiem z Polski do Niemiec zwykle nie wymaga zgłoszenia w systemie IMI ani stosowania niemieckich zasad wynagradzania dotyczących delegowania.

Transport Polska-Francja

Sytuacja zmienia się w momencie wykonywania transportu pomiędzy dwoma państwami innymi niż kraj siedziby przewoźnika. Przykładem może być przewóz realizowany przez polską firmę na trasie Niemcy–Francja. Taka operacja jest traktowana jako cross-trade, czyli przewóz międzynarodowy wykonywany poza krajem rejestracji przedsiębiorstwa. W takim przypadku kierowca może zostać objęty przepisami o delegowaniu, a firma transportowa ma obowiązek dokonania zgłoszenia w systemie IMI.

Transport Niemcy–Francja

Jeszcze bardziej restrykcyjne zasady dotyczą kabotażu, czyli przewozów wykonywanych wewnątrz jednego państwa przez zagranicznego przewoźnika. Jeżeli polska firma realizuje transport wyłącznie na terenie Włoch, kierowca podlega włoskim przepisom dotyczącym delegowania. Przewoźnik musi wcześniej zgłosić kierowcę w IMI oraz być przygotowanym na kontrolę dokumentów związanych z czasem pracy i wynagrodzeniem.

Różnice wynikają z celu przepisów Pakietu Mobilności. Regulacje mają ograniczać sytuacje, w których firmy wykonują stałe operacje transportowe w innych krajach UE przy niższych kosztach zatrudnienia obowiązujących w państwie siedziby przedsiębiorstwa. Z tego powodu największe obowiązki dotyczą kabotażu i przewozów cross-trade, a najmniejsze – sstandardowego transportu bilateralnego.

Kiedy wymagane jest zgłoszenie do IMI?

• gdy polski przewoźnik wykonuje kabotaż we Francji, Niemczech lub innym kraju UE,
• realizuje przewóz między dwoma państwami obcymi, np. Niemcy–Belgia,
• wykonuje część przewozu kombinowanego objętą zasadami delegowania.

Warto pamiętać, że służby kontrolne bardzo dokładnie analizują dane z tachografów, listów przewozowych CMR i tras przejazdu. Sama zmiana miejsca załadunku lub rozładunku może zmienić obowiązki przewoźnika.

W jakich sytuacjach zgłoszenie nie jest wymagane?

Pakiet Mobilności przewiduje kilka wyjątków. Część operacji została wyłączona z zasad delegowania, żeby nie utrudniać standardowych przewozów bilateralnych.

Zgłoszenie IMI nie jest wymagane między innymi przy:

• przewozach bilateralnych,
• tranzycie przez dane państwo bez załadunku i rozładunku,
• określonych dodatkowych operacjach załadunku lub rozładunku wykonywanych podczas przewozu bilateralnego.

Przewóz bilateralny oznacza transport z kraju siedziby przewoźnika do innego państwa, albo powrót do kraju siedziby.

Przepisy dopuszczają również pewne dodatkowe operacje podczas przewozu bilateralnego, ale pod warunkiem spełnienia konkretnych wymogów dotyczących tachografów smart i rejestrowania przekroczeń granic.

Jak działa system IMI?

IMI (Internal Market Information System) to unijny system elektroniczny służący do zgłaszania delegowania kierowców. Zgłoszenia składa przewoźnik przed rozpoczęciem przewozu objętego delegowaniem.

W systemie podaje się między innymi:

• dane firmy transportowej,
• dane kierowcy,
• numer licencji wspólnotowej,
• planowany okres delegowania,
• numery rejestracyjne pojazdów.

Deklaracja może obejmować okres do 6 miesięcy. Wielu przewoźników korzysta z tego rozwiązania przy regularnych przewozach międzynarodowych.

Jak złożyć zgłoszenie krok po kroku?

Pierwsze zgłoszenie w IMI może wydawać się skomplikowane, szczególnie jeśli firma wcześniej korzystała z krajowych systemów delegowania funkcjonujących przed Pakietem Mobilności. Obecnie większość państw UE korzysta już właśnie z IMI.

Delegowanie kierowy krok po kroku:

1. Założenie konta w portalu IMI.
2. Dodanie danych przedsiębiorstwa.
3. Wprowadzenie numeru licencji wspólnotowej.
4. Dodanie kierowcy i pojazdu.
5. Określenie rodzaju operacji transportowej.
6. Wskazanie okresu delegowania.
7. Wysłanie deklaracji.

Po złożeniu zgłoszenia przewoźnik otrzymuje numer deklaracji. Kierowca powinien mieć możliwość okazania jej podczas kontroli drogowej, najczęściej w wersji elektronicznej.

Jakie dokumenty trzeba mieć podczas kontroli?

Kontrole delegowania są prowadzone regularnie między innymi we Francji, Niemczech, Austrii, Belgii i we Włoszech. Inspektorzy sprawdzają nie tylko samą deklarację IMI, ale również kompletność dokumentacji przewozowej.

Podczas kontroli mogą być wymagane:

📑deklaracja IMI,

📑listy przewozowe CMR,

📑dane z tachografu,

📑dowody wykonywanych operacji transportowych,

📑umowa o pracę kierowcy,

📑potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia.

Część dokumentów przewoźnik musi udostępnić również po zakończeniu przewozu. Państwa członkowskie mogą zwrócić się o ich przekazanie nawet kilka tygodni po kontroli.

Sprawdź artykuł: Pakiet Mobilności: organizacja i dokumentacja pracy w firmie transportowej

Kary za brak zgłoszenia i błędy w IMI

Kary za naruszenia związane z delegowaniem są wysokie i różnią się w zależności od kraju. Problemy pojawiają się nie tylko przy całkowitym braku zgłoszenia, ale również przy błędach formalnych. Najczęstsze naruszenia obejmują to brak deklaracji IMI, błędne dane kierowcy, nieprawidłowy okres delegowania, brak dokumentów podczas kontroli, niewłaściwe rozliczenie wynagrodzenia.

Brak zgłoszenia delegowania kierowcy – kary:

• od 1 000 do 30 000 zł w Polsce,
• od ok. 700 do 30 000 euro w Niemczech,
• do 4 000 euro za kierowcę we Francji,
• od ok. 2 000 do 10 000 euro we Włoszech.

Sankcje mogą dotyczyć zarówno braku deklaracji IMI, jak i błędów formalnych czy braków w dokumentacji podczas kontroli.

O czym warto pamiętać przy organizacji przewozów?

Dane o przekroczeniach granic i aktywnościach kierowcy są dziś jednym z podstawowych źródeł kontroli dla służb. Przy większej liczbie zleceń trudno kontrolować wszystkie obowiązki ręcznie. Wiele firm korzysta więc z cyfrowych narzędzi do planowania przewozów, zarządzania dokumentacją i monitorowania tras, żeby ograniczyć ryzyko błędów administracyjnych.

Źródła: Komisja Europejska – Mobility Package, European Labour Authority (ELA), europa.eu, gov.pl, Rozporządzenie UE 2020/1057, Pakiet Mobilności UE, IMI Posting Declaration Portal