Refundacja wymiany tachografów – jak się o nią starać krok po kroku

14 października 2025 roku w Dzienniku Ustaw (poz. 1385) zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie udzielania pomocy de minimis na refinansowanie wyposażenia w inteligentny tachograf w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. To długo wyczekiwane przez branżę TSL wsparcie finansowe przy wymianach tachografów na urządzenia G2V2. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje i szczegółowy przewodnik, jak krok po kroku ubiegać się o refinansowanie.

Wymiana tachografu inteligentnego II generacji – kto może starać się o refinansowanie?

Uprawnionymi beneficjentami są w pierwszej kolejności przewoźnicy posiadający ważną licencję wspólnotową i maksymalnie 10 pojazdów w swojej flocie. W przypadku niewykorzystanych środków finansowych, rozporządzenie przewiduje refundację dla pozostałych przewoźników w drugiej turze refinansowań. Jednak i w tym przypadku trzeba mieć na uwadze, że środki powędrują do tych, którzy dysponują maksymalnie 10 pojazdami w firmie.

Jakie pojazdy obejmuje refundacja wymiany tachografów?

Wsparciem mogą zostać objęte pojazdy wykorzystywane w międzynarodowym transporcie drogowym, w których wymiana tachografu nastąpiła między 21 sierpnia 2023 r. a 18 sierpnia 2025 r. Co ważne, do refundacji wymiany tachografów inteligentnych II generacji kwalifikują się tylko te pojazdy, które były oficjalnie zgłoszone przez przewoźnika w GITD i widniały w systemie KREPTD jako pojazdy wykorzystywane do międzynarodowego transportu drogowego według stanu na 18 sierpnia 2025 r.

❗Oznacza to, że jeśli ktoś miał pojazd, wymienił w nim tachograf, ale nigdy go nie zgłosił do GITD jako pojazdu przypisanego do licencji wspólnotowej, nie otrzyma refundacji.

W wykazie GITD znajdują się:

➡️Pojazdy ciężarowe o DMC powyżej 3,5 tony:

🔹Zgłoszone do GITD formularzem WPC (Wykaz Pojazdów Ciężarowych),

🔹Przypisane do licencji wspólnotowej przewoźnika,

➡️Pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 tony:

🔹Zgłoszone formularzem WPCM (Wykaz Pojazdów Ciężarowych Międzynarodowy),

🔹Od 21 maja 2022 r. również objęte wymogiem licencji wspólnotowej,

➡️Pojazdy z numerami polskimi i zagranicznymi:

🔹Zarejestrowane w Polsce,

🔹Lub zarejestrowane w innych krajach UE/EOG (jeśli były zgłoszone do polskiej licencji).

Ważne❗Refundacja nie przysługuje na rzecz pojazdów, które fabrycznie, od początku miały zainstalowany tachograf G2V2. Program refundacji ma pomóc przewoźnikom, którzy byli zmuszeni wymienić stare tachografy na nowe z powodu przepisów Pakietu Mobilności. Chodzi o zwrot kosztów przezbrojenia (retrofittingu) istniejących pojazdów.

Praktyczne przykłady:

✅PRZYKŁAD 1 – KWALIFIKUJE SIĘ:

Pojazd kupiony w 2020 roku.

Przy zakupie miał tachograf inteligentny G2V1.

W maju 2025 wymieniono na G2V2 (koszt: 4500 zł).

Rezultat: Możesz ubiegać się o refundację do 3000 zł.

❌PRZYKŁAD 2 – NIE KWALIFIKUJE SIĘ:

Nowy pojazd kupiony w październiku 2023 roku.

Od razu miał zainstalowany fabrycznie tachograf G2V2.

Rezultat: Nie możesz ubiegać się o refundację, bo nie było wymiany.

Refinansowanie wymiany tachografu inteligentnego – ile wynosi?

Wysokość wsparcia zależy od faktycznego kosztu poniesionego przez przewoźnika, co musi być potwierdzone fakturą. Refundacja to minimum 3 000 zł na jeden pojazd, a 3-letni limit pomocy w formie de minimis* to 300 000 euro na jednego beneficjenta. Warto pamiętać, że poziom dofinansowania będzie uzależniony od liczby zgłoszeń i dostępnych środków.

*Pomoc de minimis to specjalny rodzaj wsparcia finansowego dla firm, który jest wyłączony spod podstawowych zasad pomocy publicznej. Nazwa pochodzi z łaciny i oznacza dosłownie „o rzeczach małej wagi” lub „pomoc drobna/minimalna”.

Jak ubiegać się o refundację wymiany tachografu? Procedura krok po kroku

Aby nie tracić czasu i nie otrzymać niespodziewanie odmowy, warto przeanalizować sytuację firmy i dotychczas otrzymywane dofinansowania. Zanim zaczniesz ubiegać się o refinansowanie sprawdź, czy się do niej kwalifikujesz.

Pamiętaj, że nie otrzymasz pomocy, jeśli:

❌Pojazd nie był ujęty w wykazie GITD na dzień 18.08.2025,

❌Wymiana nastąpiła poza okresem 21.08.2023 – 18.08.2025,

❌Pojazd od nowości miał tachograf G2V2,

❌Przekroczyłeś limit pomocy de minimis,

❌Wcześniej otrzymałeś dofinansowanie na ten sam tachograf.

Procedura wnioskowania o refundację wymiany tachografu krok po kroku:

KROK 1: Sprawdź, czy spełniasz warunki

• Co musisz zweryfikować:
• Czy posiadasz ważną licencję wspólnotową?
• Czy wymiana tachografu nastąpiła w okresie 21.08.2023 – 18.08.2025?
• Czy pojazd był ujęty w wykazie GITD według stanu na 18.08.2025?
• Czy nie przekroczyłeś limitu pomocy de minimis (300 000 euro w ciągu ostatnich 3 lat)?
• Czy masz wszystkie wymagane dokumenty potwierdzające wymianę?

KROK 2: Przygotuj wymaganą dokumentację

1. Faktura VAT za zakup i montaż tachografu G2V2.

• Musi zawierać szczegółowy opis usługi.
• Dane warsztatu/autoryzowanego serwisu.
• Kwotę netto i VAT.

2. Dane uprawnionego warsztatu.

• Nazwa i adres.
• Potwierdzenie uprawnień do montażu i kalibracji tachografów.

3. Wydruk danych technicznych z nowego tachografu.

• Jako potwierdzenie prawidłowej kalibracji.
• Potwierdzenie aktywacji urządzenia G2V2.

4. Oświadczenie przewoźnika.

• wyposażeniu pojazdu w wymagany tachograf drugiej generacji.

5. Dokumenty dotyczące pomocy de minimis.

• Zaświadczenia o otrzymanej pomocy de minimis w ciągu ostatnich 3 lat lub oświadczenie o braku otrzymanej pomocy de minimis.

6. Dane firmy i pojazdów.

• Numer licencji przewoźnika.
• Dane rejestracyjne każdego pojazdu objętego wnioskiem.
• Informacje o wielkości przedsiębiorstwa.

7. Ewentualne dodatkowe dokumenty.

• Zgodnie z regulaminem naboru opublikowanym przez Prezesa ARiMR.

KROK 3: Załóż konto w systemie ARiMR

• Wejdź na stronę: www.gov.pl/web/arimr.
• Przejdź do Platformy Usług Elektronicznych (PUE).
• Zarejestruj się lub zaloguj za pomocą Profilu Zaufanego / podpisu kwalifikowanego / e-Dowodu.

Ważne❗ Bez logowania przez PUE nie będzie możliwe złożenie wniosku!

KROK 4: Wypełnij wniosek online

Gdzie składać wniosek:

• Wyłącznie online przez dedykowany system elektroniczny ARiMR.
• Aplikacja będzie dostępna po ogłoszeniu przez Prezesa ARiMR terminów naborów.

KROK 5: Złóż wniosek w odpowiednim terminie

• Wnioski można składać do 31 sierpnia 2026 r.
• UWAGA: Nabór może zostać zakończony wcześniej, jeśli środki się wyczerpią.
• Prezes ARiMR ogłosi konkretne terminy rozpoczęcia naborów.
• System konkursowy: większe szanse mają wnioski kompletne i złożone terminowo.

KROK 6: Oczekuj na rozpatrzenie wniosku

• ARiMR potwierdzi przyjęcie wniosku (otrzymasz potwierdzenie w systemie).
• Wniosek zostanie zweryfikowany pod kątem kompletności dokumentacji.
• ARiMR sprawdzi spełnienie wszystkich warunków formalnych.
• Decyzja zostanie wydana w formie elektronicznej.

KROK 7: Odbierz środki

W przypadku pozytywnej decyzji:

• Refundacja zostanie przekazana na Twoje konto bankowe.
• Forma wsparcia: dotacja (nie wymaga zwrotu).
• Środki pochodzą z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności.

❗Jakie są możliwe wyniki składania wniosku? Możesz mieć przyznaną pełną refundację (do max. 3000 zł/pojazd) lub częściową. W przypadku odmowy przyznania pomocy otrzymasz uzasadnienie decyzji.

Praktyczne wskazówki dla przewoźników starających się o refundację

Refundacja wymiany tachografów to realna pomoc finansowa dla przewoźników, którzy musieli dostosować się do wymogów Pakietu Mobilności. Kluczem do sukcesu jest szybkie działanie, kompletna dokumentacja i śledzenie komunikatów ARiMR o terminach naborów. Aby jak najbardziej przybliżyć Twoje szanse na uzyskanie pomocy, podajemy kilka przydatnych wskazówek:

✅ Co zwiększy Twoje szanse:

• Złóż wniosek jak najszybciej po ogłoszeniu naboru.
• Upewnij się, że wszystkie dokumenty są kompletne i czytelne.
• Sprawdź dwukrotnie poprawność danych we wniosku.
• Zachowaj kopie wszystkich dokumentów.
• Monitoruj komunikaty ARiMR o terminach naborów.

❌ Najczęstsze błędy:

• Niekompletna dokumentacja.
• Brak aktualnych zaświadczeń o pomocy de minimis.
• Złe oznaczenie pojazdów we wniosku.
• Faktury niepotwierdzające rzeczywistych kosztów.
• Przekroczenie limitu pomocy de minimis.

💡 Dodatkowe informacje:

• Koszt wymiany jednego tachografu: około 4000-5000 zł netto.
• VAT: Sprawdź w regulaminie, czy będzie refundowany.
• Kontrole: ARiMR może przeprowadzić weryfikację na miejscu.
• Dokumentacja: Zachowaj wszystkie dokumenty przez min. 5 lat.

❗Pamiętaj, że środki są ograniczone, a nabór będzie prowadzony w trybie konkursowym. Dlatego nie zwlekaj z przygotowaniem dokumentacji i złożeniem wniosku. Warto wiedzieć, że nabory będą ogłaszane z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem – nie zapominaj o śledzeniu komunikatów na stronie ministerstwa infrastruktury i portalach branżowych.

Artykuł został przygotowany na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 14 października 2025 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis na refinansowanie wyposażenia w inteligentny tachograf w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (Dz.U. 2025 poz. 1385).