Przewodnik dla przewoźników: ICS2 i NCTS Faza 6 – co warto wiedzieć?
Od 1 kwietnia 2025 roku system ICS2 (Import Control System 2) stał się podstawowym narzędziem wypełniania obowiązków celnych dla przewoźników drogowych i kolejowych. Równolegle działa również NCTS Faza 6 (New Computerised Transit System), który zmienia sposób obsługi tranzytu towarów. Komisja Europejska niedawno opublikowała nowe wytyczne dotyczące wdrożenia tych systemów. Co to oznacza dla przewoźników?
Czym jest ICS2 i kogo dotyczy?
ICS2 to unijny system gromadzenia i wymiany informacji celnych, który służy kontroli importu towarów z krajów trzecich lub tranzytujących przez obszar Wspólnoty. Dzięki temu organy celne otrzymują dane o przesyłkach z wyprzedzeniem, co pozwala na skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem i zwiększa bezpieczeństwo łańcucha dostaw. Obowiązek przekazywania takich danych nie dotyczy już wyłącznie linii lotniczych i operatorów pocztowych, ale obejmuje wszystkich uczestników procesu importu – od przewoźników drogowych i kolejowych, przez spedytorów, po operatorów logistycznych i sprzedawców.
Harmonogram wdrożenia
Proces wprowadzania ICS2 jest etapowy. Pierwsze obowiązki pojawiły się już w 2021 roku w transporcie lotniczym i pocztowym, później objęły operatorów morskich, a od kwietnia 2025 roku system zaczął dotyczyć także przewoźników drogowych i kolejowych. Pełne zgłoszenia ENS w transporcie lądowym staną się obowiązkowe od 1 września 2025 roku, choć niektóre firmy mogą skorzystać z okresu przejściowego i przesunąć obowiązek do maja 2026 roku. Takie rozwiązanie pozwala dostosować się tym przedsiębiorstwom, które potrzebują więcej czasu na wdrożenie rozwiązań informatycznych lub na przeszkolenie personelu.
Nowe wytyczne i możliwość odroczenia
Komisja Europejska, wprowadzając aktualne wytyczne, dopuściła możliwość przesunięcia obowiązku korzystania z ICS2 oraz NCTS Faza 6. Przewoźnicy mogą wystąpić o derogację, czyli odroczenie obowiązków, nawet do 31 maja 2026 roku. Aby z takiej opcji skorzystać, trzeba złożyć odpowiedni wniosek do administracji celnej co najmniej miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia korzystania z systemu. Daje to elastyczność i pozwala uniknąć ryzyka błędów w przypadku przedsiębiorstw, które nie są jeszcze gotowe na pełne wdrożenie.
Wymagania dotyczące zgłoszeń ENS
Nowe zasady oznaczają, że przewoźnicy muszą przykładać szczególną wagę do jakości i kompletności danych.
W zgłoszeniu ENS należy podać:
✅numer EORI,
✅kod taryfy celnej CN/HS,
✅dokładne informacje o nadawcy i odbiorcy,
✅dane przewoźnika,
✅precyzyjny opis przewożonego ładunku.
Błędy lub niepełne zgłoszenia skutkują wstrzymaniem przesyłki na granicy, dodatkowymi kontrolami, a nawet karami administracyjnymi. Kluczowe jest więc nie tylko posiadanie poprawnych danych, lecz także wdrożenie procedur ich weryfikacji i aktualizacji.
Konsekwencje braku przygotowania
Brak wdrożenia ICS2 lub błędne zgłoszenia mogą prowadzić do opóźnień w odprawie celnej i utraty płynności przewozów. Organy celne mają prawo zatrzymać towary do czasu wyjaśnienia nieprawidłowości, co oznacza dodatkowe koszty dla przewoźnika i jego kontrahentów. Firmy muszą być przygotowane na to, że każde zgłoszenie jest szczegółowo analizowane w systemie, a odrzucenie deklaracji oznacza konieczność natychmiastowej korekty i ponownego złożenia danych.
Przygotowania organizacyjne i techniczne
Aby sprawnie przejść do nowego systemu, przewoźnicy powinni zadbać o trzy obszary. Po pierwsze, niezbędne jest zapewnienie odpowiednich narzędzi informatycznych. Można korzystać zarówno z unijnego portalu STP, jak i zintegrować się z ICS2 poprzez interfejsy techniczne. Po drugie, należy upewnić się, że wszystkie zgłoszenia są przygotowywane w oparciu o aktualne przepisy celne, a pracownicy odpowiedzialni za ich obsługę zostali przeszkoleni. Po trzecie, warto monitorować komunikaty unijne i krajowe, ponieważ lista tzw. stop-words czy inne szczegółowe wytyczne mogą ulegać zmianom, a nieprzestrzeganie ich będzie skutkować odrzuceniem zgłoszenia.
Rola NCTS Faza 6
NCTS w nowej fazie jest powiązany z ICS2 i wymaga, aby również w tranzycie towarów były stosowane zasady zgodne z nowymi standardami bezpieczeństwa danych. Oznacza to, że przewoźnicy realizujący przewozy w procedurze tranzytowej muszą dostarczać bardziej szczegółowe informacje niż dotychczas, a czasem także składać odrębne deklaracje bezpieczeństwa.
Jak przygotować się krok po kroku?
Przewoźnicy powinni rozpocząć od szczegółowej analizy wytycznych i sprawdzenia, czy ich systemy oraz procedury są gotowe na nowe obowiązki. Kolejnym etapem jest upewnienie się, że firma posiada numer EORI, potrafi prawidłowo przypisać kody taryfowe CN/HS i dysponuje wszystkimi danymi niezbędnymi do przygotowania deklaracji. Jeżeli pojawia się obawa, że wdrożenie systemu na czas nie będzie możliwe, warto zawczasu złożyć wniosek o przesunięcie terminu. Równolegle należy rozpocząć wdrożenie w praktyce – najlepiej od wewnętrznych testów, aktualizacji systemów i szkoleń dla personelu. Tylko w ten sposób można ograniczyć ryzyko błędów i uniknąć opóźnień w transporcie.
Rekomendacje dla przewoźników:
✅ Analiza zmian
Zapoznaj się z dokumentacją Komisji Europejskiej oraz polskimi wytycznymi PUESC.
✅ Sprawdzenie gotowości operacyjnej
Zweryfikuj, czy posiadasz EORI, poprawne CN/HS, kontakt do spedytora, zaplecze IT.
✅ Wniosek o przesunięcie terminu wdrożenia
Jeśli potrzebujesz więcej czasu, złóż stosowny wniosek co najmniej miesiąc przed planowanym terminem Taxation and Customs Union.
✅ Wdrożenie systemu ICS2
Przygotuj procedury z wyprzedzeniem, przeprowadź testy ENS, zadbaj o aktualizacje IT i szkolenia.
✅ Monitoruj i reaguj
Bądź gotów na odrzucenia zgłoszeń, popraw błędy, śledź zmiany w wytycznych (np. stop-words).
Od września 2025 roku zgłoszenia ENS staną się obowiązkowe dla przewoźników drogowych i kolejowych, a równolegle wdrażana NCTS Faza 6 zmienia sposób obsługi tranzytu. Kluczowe znaczenie mają dokładność danych i gotowość techniczna systemów. Firmy, które nie zdążą się przygotować, mogą wystąpić o przesunięcie obowiązków nawet do maja 2026 roku, jednak im szybciej rozpoczną proces dostosowania, tym mniejsze ryzyko poniosą w praktyce. Warto potraktować ICS2 nie tylko jako formalny wymóg, lecz jako narzędzie poprawiające bezpieczeństwo i przewidywalność w łańcuchu dostaw.
Źródła: https://puesc.gov.pl/aktualnosci?, https://www.timocom.pl/blog/import-control-system-2-co-to-jest-kogo-obowiazuje-i-od-kiedy-692234
