Odbiorca odmawia przyjęcia ładunku – jak zarządzać zwrotami w międzynarodowym transporcie towarów?

Nieprzyjęcie ładunku to sytuacja, w której nie chce znaleźć się żaden przewoźnik ani załadowca. A jednak, według statystyk, odmowa odbioru towaru jest dosyć powszechna – zwłaszcza w sektorach takich jak elektronika i dobra konsumpcyjne, gdzie wymagania co do zgodności towarów są wyższe. Poznaj najczęstsze powody zwrotu towarów i dowiedz się, w jaki sposób możesz zmniejszyć koszty z nimi związane. Sprawdź, jakie obowiązki w przypadku odmowy odbioru ładunku spoczywają na przewoźniku, a jakie na nadawcy.

Najczęstsze powody zwrotu towarów

Zwroty towarów mogą wynikać z wielu różnych powodów. Wśród najczęstszych możemy wymienić:

1. Nieprawidłowości w dokumentacji: Błędy w dokumentacji lub brak odpowiednich licencji i zezwoleń to jedne z najczęstszych przyczyn odmowy przyjęcia ładunku. Zwłaszcza, jeśli transport dotyczy krajów znajdujących się poza granicami UE.
2. Uszkodzenia podczas transportu: Niewłaściwe zabezpieczenie ładunku może prowadzić do uszkodzeń, co jest jednym z najczęstszych powodów zwrotów.
3. Nieprzystosowany pojazd: Towary wrażliwe, jak na przykład żywność szybko psująca się, wymagają odpowiedniej naczepy. Odbiorca, który stwierdzi, że ładunek został przewieziony nieprzystosowanym pojazdem i przez to stracił swoje właściwości, najpewniej odmówi przejęcia towaru.
4. Niezgodność towaru z zamówieniem: Błędy w kompletacji zamówień, takie jak wysyłka niewłaściwego produktu, mogą skutkować odmową przyjęcia ładunku przez odbiorcę.
5. Niska jakość produktu: Otrzymanie ładunku niezgodnego z oczekiwaniami pod względem jakości, jak wcześniej wymienione towary szybko psujące się, to podstawa do zwrotu towaru.

Sposoby na redukcję zwrotów i zmniejszenie kosztów z perspektywy załadowcy

1. Optymalizacja pakowania i zabezpieczenia towaru: Inwestowanie w lepsze materiały opakowaniowe i techniki pakowania może znacznie zmniejszyć ryzyko uszkodzeń podczas transportu.
2. Automatyzacja procesów magazynowych: Wykorzystanie technologii automatyzacji w magazynach może zminimalizować błędy ludzkie przy kompletacji zamówień.
3. Usprawnienie komunikacji z kontrahentem: Jasne i przejrzyste informacje na statusu transportu pozwalają na szybką reakcję w przypadku opóźnień, uszkodzenia lub kradzieży towaru.
4. Wykorzystanie danych analitycznych: Analiza danych dotyczących zwrotów może pomóc w identyfikacji problematycznych obszarów i wprowadzeniu odpowiednich korekt.
5. Korzystanie z rozwiązań cyfrowych: Oprócz komunikacji pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą warto zainwestować w narzędzia monitorujące ładunek i trasę ciężarówki. Możliwość śledzenia przesyłek na bieżąco zwiększa przejrzystość całego procesu i pozwala na szybkie reagowanie w razie jakichkolwiek problemów.
6. Integracja z systemami zarządzania magazynem: Integracja rozwiązań cyfrowych dla transportu z innymi systemami logistycznymi (WMS, ERP) umożliwia płynne zarządzanie całym procesem zwrotów.
7. Weryfikowanie partnerów biznesowych: Przed nawiązaniem współpracy warto poszukać sprawdzonych przewoźników, którzy zostali już wstępnie zweryfikowani. Dobrym pomysłem jest poszukanie opinii na ich temat. Wiele rozwiązań cyfrowych, jak giełdy transportowe, weryfikują swoich użytkowników przed nadaniem dostępu do narzędzia.

Zwrot ładunku – kto bierze odpowiedzialność w przypadku odmowy odbioru?

W przypadku odmowy przyjęcia towaru przez odbiorcę w transporcie międzynarodowym, warto powołać się na Konwencję CMR. Jak czytamy w art. 15 ust.1 dokumentu, w takiej sytuacji przewoźnik ma prawo zażądać instrukcji dalszego postepowania od nadawcy. Oznacza to, że nadawca może m.in. określić inne miejsce dostawcy bez obowiązku przedstawiania pierwszego egzemplarza CMR.

Przewoźnik teoretycznie może przejąć dozór ładunku w przypadku, kiedy nadawca zwleka z wyznaczeniem nowego miejsca rozładunku, ponieważ dochodzi do tzw. przeszkody w transporcie. W praktyce wygląda to tak, że powołując się na przeszkodę w transporcie przewoźnik musi zorganizować miejsce na przechowanie ładunku, co w transporcie międzynarodowym może być trudnym zadaniem. Tym bardziej, że jednostka przechowująca ładunek musi dać rękojmię odpowiedniego przechowywania ładunku.

Chociaż zwroty mogą być postrzegane jako dodatkowe obciążenie, właściwe zarządzanie nimi może przynieść znaczące korzyści zarówno dla zleceniobiorców, jak i zleceniodawców. Warto przemyśleć, w jaki sposób zabezpieczyć się przed tego typu sytuacjami, np. z pomocą rozwiązań cyfrowych.

Źródło: Konwencja o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR), Międzynarodowa Federacja Spedycji i Logistyki (FIATA)