Koszty w transporcie – jak może pomóc optymalizacja trasy, narzędzia cyfrowe i… omijanie kiepskich dróg?

Transport to dość kosztowny biznes. Już sam start wymaga sporego wkładu. Wielu przyszłych przedsiębiorców nie bierze jednak pod uwagę faktu, że posiadanie pojazdów to też regularne opłaty, znacznie wykraczające poza koszt paliwa czy energii. Częste użytkowanie to stałe przeglądy, drobne naprawy i oczywiście wymiana pojazdów, gdy ich ogólny stan wyraźnie się pogarsza – a wcześniej czy później się to stanie…

W branży transportowej zarządzanie kosztami jest kluczowym elementem efektywnego funkcjonowania firmy. Koszty transportu rosną z każdym rokiem, dlatego też optymalizacja tras przewozowych staje się coraz bardziej istotna. Jakie wydatki składają się na całkowity koszt transportu i co można zrobić, aby je zmniejszyć? W artykule omówimy najważniejsze aspekty, które warto wziąć pod uwagę, oraz przedstawimy korzyści wynikające z optymalizacji tras.

Przeczytaj artykuł i sprawdź:

• Koszty transportu – co się na nie składa?
• Stałe i zmienne koszty w firmie transportowej – co obejmują i ile kosztuje 1 km transportu?
• Stan dróg, natężenie ruchu i warunki naturalne – jakie dodatkowe czynniki wpływają na koszt transportu?
• Optymalizacja trasy – jakie rozwiązania mogą pomóc w obniżeniu kosztów transportu?

Co się składa na koszty transportu?

Koszty transportu to nie tylko cena paliwa. Na całkowity wydatek wpływa wiele czynników, w tym:

🟢Paliwo – stanowi zazwyczaj największy koszt i zależy od rodzaju pojazdu, odległości oraz ceny paliwa na rynku.

🟢Opłaty drogowe – obejmują koszty korzystania z autostrad, mostów, czy opłaty za wjazd do określonych stref.

🟢Ubezpieczenia – różne rodzaje ubezpieczeń (OC, AC, cargo) to niezbędny element działalności transportowej.

🟢Amortyzacja pojazdów – każdy pojazd zużywa się w trakcie eksploatacji, co wymaga inwestycji w jego naprawę i serwis.

🟢Wynagrodzenia dla kierowców – obejmują pensje, diety i inne koszty związane z personelem.

🟢Koszty administracyjne – w tym zarządzanie flotą, obsługa klienta, dokumentacja, oraz opłaty związane z licencjami i pozwoleniami.

Wszystkie te elementy składają się na całościowy koszt przewozu towarów i w zależności od skali działalności mogą znacząco wpływać na wynik finansowy firmy.

Jakie są koszty w firmie transportowej?

Koszty w firmie transportowej można podzielić na koszty stałe i zmienne.

💸Koszty stałe: obejmują wydatki, które pozostają na podobnym poziomie niezależnie od ilości realizowanych zleceń. Należą do nich amortyzacja pojazdów, ubezpieczenia, wynagrodzenia pracowników administracyjnych, oraz niektóre koszty administracyjne.

💸Koszty zmienne: to koszty, które zmieniają się w zależności od liczby realizowanych tras. Przykłady to paliwo, opłaty drogowe, wynagrodzenia dla kierowców (szczególnie diety), oraz wydatki na naprawy i konserwacje.

Ile kosztuje 1 km transportu?

Średni koszt przewozu na 1 km zależy od wielu czynników, ale w Polsce oscyluje on zazwyczaj w przedziale 3-5 zł za kilometr dla transportu ciężarowego. Na koszt ten składają się:

💰Paliwo – stanowi około 25-35% całkowitego kosztu, zależnie od trasy i spalania.

💰Amortyzacja pojazdu – to około 15-20% kosztu na kilometr.

💰Wynagrodzenie kierowcy – koszty wynagrodzenia i diety mogą wynosić około 20-25% stawki za kilometr.

💰Opłaty drogowe – ich udział wynosi około 10-15%.

💰Ubezpieczenie i konserwacja – te elementy stanowią około 5-10% stawki za kilometr.

Świadomość tych kosztów pozwala na lepsze planowanie i efektywne zarządzanie wydatkami, a co za tym idzie – lepszą kontrolę nad finansami firmy. Istnieją również dodatkowe czynniki, które wpływają na wyższe koszty w transporcie drogowym, a które możesz starać się zredukować samodzielnie.

Stan dróg, natężenie ruchu i warunki naturalne, czyli co jeszcze wpływa na koszt transportu

Stan dróg, natężenie ruchu i uwarunkowania atmosferyczne to czynniki, na które nie mamy wpływu, ale dostosowując się do nich możemy zminimalizować koszty, jakie ponosimy jako firmy transportowe.

Warunki drogowe i stan dróg

Wielkie autostrady są zwykle w dobrym stanie – stała rozbudowa ich sieci gwarantuje, że jazda będzie wygodna i szybka, a ponadto bezpieczna, ponieważ autostrady budowane są według najnowszych wytycznych. Nawierzchnia jest równa i raczej nie doprowadzi do uszkodzeń pojazdu.

Inaczej sprawa ma się z mniejszymi drogami np. powiatowymi. Część z nich pokryta jest dziurami (prowizoryczne łaty, na które pozwala niski budżet właściwie nie pomagają). Inne, pozostawione bez remontu przez dłuższy czas, pokrywają się koleinami, wybrzuszeniami (np. tam, gdzie pod spodem rozrastają się korzenie drzew.

Nawet gdy zmiany w strukturze jezdni nie wydają się znaczące, pojazd poruszający się po nich regularnie, szybko odczuje efekty. Naprawy, które niesie ze sobą jazda po nienadających się do tego drogach, mają różny zakres. Może to być szybka wymiana przetartej części, a może też dojść do ogólnego zużycia pojazdu, co stanowi już spory problem.

Najlepszym rozwiązaniem będzie tu sprawdzenie kilku opcji tras na własną rękę i wybranie tej najlepszej.

Natężenie ruchu

Wpływ natężenia ruchu na koszt jazdy to dość powszechny problem. Częsta zmiana prędkości, czy hamowanie to strata paliwa. Wiedzą o tym szczególnie dobrze kierowcy wracający z pracy w godzinach szczytu. Korki potrafią znacząco wpłynąć na budżet, nawet, jeśli kierowca zmaga się z nimi na dojazdach, a nie pracuje za kółkiem. Ciągłe hamowanie i start oznaczają nie tylko większe zużycie części, ale przede wszystkim stratę benzyny. Wprawienie pojazdu w ruch wymaga znacznie większej ilości paliwa, niż płynna jazda o tym samym czasie.

Najprostszym wyjściem by zaoszczędzić jest technologia! Wiele nawigacji posiada opcję włączenia tras z najmniejszym spalaniem. GPS uwzględnia wtedy przejazdy z możliwie niewielką liczbą korków czy zmian na drodze, przy podobnym czasie przejazdu, co domyślna (najszybsza) trasa. Pusta droga może przynieść sporo oszczędności, nawet, jeżeli wydaje się znacznie dłuższa. 

Skoro już mowa o technologii, przyjrzyjmy się jeszcze kwestii płatnych dróg. W Polsce jest ich ok. 3620 km. To wystarczająco dużo, by zawodowy kierowca odczuł ich wpływ na budżet. W ustalaniu kosztu liczą się: długość płatnego odcinka, rodzaj i waga pojazdu oraz klasa emisji spalin. By szybko oszacować wydatki, niezastąpiony jest system e-Toll. Aplikacja służy do opłacania przejazdów przez Internet. Aby usprawnić proces, pojazd wyposażony jest w specjalne urządzenie, zliczające przejechane kilometry na wyznaczonych odcinkach. System daje też możliwość sprawdzenia trasy jeszcze przed jazdą.

Warunki naturalne i pogoda

Oto kolejna potencjalna przyczyna strat. Przede wszystkim planując trasę, warto zastanowić się, czy termin goni tak bardzo, by ryzykować jazdę w deszczu, gradzie lub śniegu. Pamiętaj, że poruszanie się po niepewnej nawierzchni grozi wypadkiem lub uszkodzeniem pojazdu. Pomijając nawet zagrożenie dla kierowcy (co powinno być zawsze priorytetem!), może się okazać, że opóźnienia będą bez porównania większe, niż w przypadku odczekania kilku godzin aż pogoda się uspokoi.

Nawet przy idealnej pogodzie niekorzystne warunki naturalne potrafią przysporzyć wielu kłopotów. Zjeżdżając z autostrad, można często trafić na drogi prowadzące przez lasy. Wymagają one zachowania szczególnej uwagi. Drogi tego typu nie są zabezpieczone przed zwierzętami, a te mogą niezauważone podbiec dość blisko, by kierowca nie zdążył zahamować. Mniejszym, ale również dość znaczącym problemem są wszelkie gałęzie, drobne kamienie itp. uderzające o pojazd i prowadzące do drobnych, za to częstych uszkodzeń.

Zdarza ci się jeździć przez góry? Weź pod uwagę, że mapy pokazują z reguły płaski teren. Droga może się znacznie wydłużyć, gdy weźmiesz pod uwagę zmiany wysokości. Drogi górskie bywają też wąskie. Auto jadące w przeciwnym kierunku może zatrzymać cię na kilka dobrych minut…

Jak zoptymalizować trasę, aby zmniejszyć koszty transportu?

Optymalizacja kosztów to niezwykle ważny element strategii planowania tras – może obniżyć ten koszt nawet o 15-30%, co jest znaczącą oszczędnością przy długodystansowym transporcie. Dlatego warto brać pod uwagę każde rozwiązania, które umożliwią Ci zmniejszenie kosztów transportu. Oprócz wzięcia pod uwagę drobnych czynników, warunki drogowe, natężenie ruchu i pogoda, warto skorzystać z cyfrowych rozwiązań dla transportu, takich jak m.in. kalkulator kosztów transportu, planer tras, monitoring GPS, śledzenie ładunku w czasie rzeczywistym, mapa zakazów jazdy dla ciężarówek. Wymienione wyżej narzędzia pozwolą Ci obliczyć koszt transportu, zużycie paliwa, śledzenie pojazdu z ładunkiem w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie – bardziej optymalną trasę, terminową dostawę i niższe koszty operacyjne.

Optymalizacja trasy – co wpływa na obniżenie kosztów?

Efektywne zarządzanie trasami pozwala na znaczące oszczędności i zwiększenie rentowności firmy. Oto kluczowe korzyści wynikające z optymalizacji tras:

✅Korzystanie z narzędzi cyfrowych: wykorzystywanie rozwiązań cyfrowych do planowania trasy przejazdu, jak planer tras oraz kalkulator kosztów transportu.

✅Telematyka: wspieranie się inteligentnymi systemami telematycznymi, takimi jak GPS, baza danych geograficznych i radiowych, monitoring transportu i ładunku w czasie rzeczywistym, które pozwalają na lepsze zarządzanie transportem, podnoszenie poziomu bezpieczeństwa, efektywniejsze zarządzanie flotą oraz zmniejszenie kosztów paliwowych.

✅Skrócenie dystansu: unikanie złej jakości dróg, zredukowanie zbędnych przystanków, sprawdzanie natężenia ruchu, zakazów jazdy i innych ograniczeń, które generują niepotrzebne kilometry, zmniejszają koszty paliwa.

✅Redukcja pustych przebiegów: jazda „na pusto” generuje takie same koszty dla przewoźnika, co jazda z towarem, dlatego niezwykle ważne jest znajdowanie ładunków w obie strony. Poszukiwanie ładunków do transportu przy powrotach najczęściej odbywa się na giełdach transportowych, ponieważ dzięki zaawansowanych filtrom (dokładna lokalizacja, waga ładunku, itd.) łatwo jest znaleźć odpowiedni fracht.

✅Redukcja czasu pracy kierowcy: planowanie tras skraca czas pracy, co wpływa na wynagrodzenia oraz zwiększa wydajność.

✅Regularne serwisowanie pojazdów: optymalizacja pozwala na lepsze wykorzystanie floty, co zmniejsza koszty stałe na pojazd.

✅Obniżenie kosztów administracyjnych: planowanie i automatyzacja zarządzania flotą obniża potrzebę stałej kontroli i nadzoru.

Wysokie koszty transportu to wyzwanie dla firm przewozowych. Dzięki odpowiedniej optymalizacji tras można jednak znacząco obniżyć wydatki, co poprawia rentowność i konkurencyjność firmy na rynku. Inwestycja w narzędzia do zarządzania trasami, monitoring GPS, czy szkolenia dla kierowców mogą szybko się zwrócić i przyczynić się do długofalowego sukcesu przedsiębiorstwa.