Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz korzyści z jej prowadzenia
Choć nie ma konkretnego wzoru prowadzania ewidencji czasu pracy, to jednak każdy pracodawca ma obowiązek takową prowadzić.
W przepisach znajdziemy informację, że ewidencja czasu pracy zawierać powinna następujące składowe: „pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy”.
Art. 149. § 2 Kodeksu Pracy stwierdza, iż nie ewidencjonuje się godzin pracy: „W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej…”
-
Na skróty, rozwiń spis treści tutaj
1.Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy
Każdy pracownik musi mieć odrębnie prowadzoną kartę ewidencji czasy pracy. Zasady i wszelkie potrzebne wskazówki znajdziemy w §8 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika:
„§ 8. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.”
Z powodu tego, iż nie istnieje jednolity wzór karty ewidencji czasu pracy, dokument ten należy dostosować do panującej w firmie organizacji pracy. Pamiętajmy, że lista obecności nie może zastępować dokumentu ewidencji czasu pracy, jednak będzie ona niewątpliwie dowodem na obecność pracownika w miejscu pracy. Należy też mieć na uwadze fakt, że jeśli pracownik zażąda udostępnienia ewidencji czasu pracy, pracodawca ma obowiązek wydać mu potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię.
2.Korzyści z prowadzenia ewidencji czasu pracy
Jeżeli spór z pracownikiem co do wypłaty należności za przepracowany czas pracy skończyłby się w sądzie, karta ewidencji czasu pracy będzie najlepszym materiałem dowodowym, a jej ewentualny brak będzie zawsze przemawiał na korzyść pracownika. Warto zauważyć, że „w postępowaniu sądowym z zakresu prawa pracy z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe obowiązuje ogólna reguła procesu, że to powód powinien udowodnić słuszność swych twierdzeń w zakresie zgłoszonego żądania, z tą jedynie modyfikacją, iż niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje dla niego niekorzystne skutki procesowe wówczas, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy”.
3.Ewidencja czasu pracy kierowców w prawie UE
Skoncentrujmy się jednak na tym co dla nas najważniejsze, a więc na ewidencji czasu pracy kierowców. Dyrektywa 2002/15/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2002 r. w sprawie organizacji czasu pracy osób wykonujących czynności w trasie w zakresie transportu drogowego nakłada obowiązek rejestracji czasu pracy osób wykonujących działalność przewozową w transporcie drogowym. Według Dyrektywy to pracodawca jest odpowiedzialny za rejestrowanie czasu pracy pracowników wykonujących czynności związane z przewozem. Kopii rejestrów przepracowanych godzin dostarcza się pracownikowi na jego wniosek. Rejestry powinny być przechowywane przez okres 2 lat po zakończeniu okresu objętego rejestracją.
4.Ewidencja czasu pracy kierowców w prawie krajowym
W prawie krajowym obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wobec kierowców wynika z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców. Według art. 25 istnieje aż pięć możliwości prowadzenia takiej ewidencji (pomimo wątpliwości, jakie powstały po nowelizacji, na pracodawcy nie ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji we wszystkich pięciu formach):
1) zapisy na wykresówkach;
2) wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3) pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4) inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5) gotowe rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-4.
Okres przechowywania ewidencji wynosi 3 lata. Jest to czas, w jakim pracownik może dochodzić w sądzie swoich roszczeń związanych ze stosunkiem pracy. Warto wiedzieć, że jeżeli ewidencja czasu pracy prowadzona jest w innej formie niż wykresówki, np. w formie tradycyjnych indywidualnych kart czasu pracy – wykresówki przechowuje się tylko przez 12 miesięcy, a właściwą ewidencję przez okres 3 lat. Natomiast jeśli ewidencjonujecie czas pracy za pomocą wykresówek – musicie je przechowywać 3 lata.
Ustawa o czasie pracy kierowców, analogicznie do Kodeksu Pracy, również zwalnia od prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną.
5.Nieprowadzenie ewidencji – to się nie opłaca!
W związku z tym, że to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia rzeczywistego czasu pracy pracownika z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, nieprowadzenie ewidencji jest zwyczajnie niemądre. Poza tym nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem sankcjonowanym karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 KP).
Ustawa o transporcie drogowym przewiduje również karę pieniężną za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy w stosunku do przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe oraz osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe. Wysokość przewidzianej wobec tych podmiotów kary to 1000 zł i jest to kara sztywno określona, bez możliwości jej ewentualnego zmniejszenia.
6.Podsumowanie
Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest Twoim podstawowym obowiązkiem. Jeśli tego nie robisz narażasz się na łatwą przegraną w sądzie w ewentualnych sporach z pracownikiem dotyczących wypłaty należności oraz na kary finansowe.
http://transtica.pl/news/99/65/Ewidencja-czasu-pracy-dopuszczalna-forma-okres-przechowywania-oraz-skutki-dowodowe-jej-nieprowadzenia.html
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32002L0015