Analiza i rozliczanie czasu pracy kierowców w rękach zewnętrznej firmy
Czas pracy kierwców prowadzony przez firmę zewnętrzną
W działalności firm transportowych bardzo ważne jest rozliczanie czasu pracy kierowców oraz analiza ich pracy pod kątem obowiązujących przepisów. Wymaga to jednak kompleksowej wiedzy oraz doświadczonej kadry. Gro przedsiębiorstw z branży przewozowej niestety popełnia poważne błędy w tym obszarze, co może powodować ogromne konsekwencje finansowe podczas kontroli, a nawet skutkować utratą licencji. Coraz więcej firm outsourcingowych oferuje kompleksowe usługi ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy kierowców i naprawdę czasem warto dla własnego bezpieczeństwa skorzystać z ich oferty. Przyjrzyjmy się zatem takiej współpracy i niektórym zewnętrznym podmiotom, świadczącym tego rodzaju usługi.
Profesjonalny outsourcing
Branża transportowa podlega ciągłym zmianom prawnym; tak w prawie krajowym, jak i wspólnotowym. W rozliczaniu czasu pracy kierowców wymagana jest zatem specjalistyczna wiedza, która pozwoli odnaleźć się w gąszczu tych regulacji oraz różnych ich interpretacji przez sądy. Do tego potrzebna jest też dogłębna analiza, pozwalająca na bieżące reagowanie na błędy kierowców, właściwe prowadzenie dokumentacji socjalnej, jak i fachowe szkolenia pracowników. Profesjonalny outsourcing wspiera transportowców właśnie w tych działaniach, oferując też dużo więcej np. pomoc merytoryczną dla właścicieli firm i ich kierowców, możliwość skorzystania z telefonicznej pomocy specjalisty przez 7 dni w tygodniu, reprezentowanie przedsiębiorcy przez prawnika podczas kontroli w firmie lub w sądzie, prowadzenie postępowań odwoławczych, szkolenia kierowców w zakresie obowiązkowej kwalifikacji wstępnej i okresowej, ADR itp., tworzenie regulaminów pracy i wynagradzania, prowadzenie negocjacji w przypadku konfliktów pracodawców z kierowcami, czy wreszcie wypłatę odszkodowania z polisy ubezpieczeniowej za popełnione błędy z tytułu nieprawidłowo sporządzonej dokumentacji.
Uwaga!!! Kontrola czasu pracy kierowców wynika bezpośrednio z przepisów Rozporządzenia 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 marca 2006 r., Rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 oraz krajowej Ustawy o czasie pracy kierowców.
Korzyści dla firm transportowych
Profesjonalna firma outsourcingowa dysponuje wyspecjalizowanymi narzędziami, umożliwiającym rozliczanie czasu pracy. Są to zarówno systemy pozwalające na sczytywanie danych ze standardowych wykresówek, danych z kart kierowców, najwyższej klasy urządzenia do pobierania danych z tachografów cyfrowych, a nawet danych GPS z urządzenia zainstalowanego w pojeździe. Dzięki temu przedsiębiorca otrzymuje pełną ewidencję czasu pracy w odniesieniu do każdego kierowcy z uwzględnieniem systemu zatrudnienia oraz wszelkich nieobecności. Do tego dochodzą również raporty wykroczeń, sprawozdania z przesłuchania kierowcy, protokoły z upomnieniami, naganami i karami, wykazy brakujących danych i braków w wykresówkach, analizy danych pod kątem możliwych fałszerstw (w szczególności polegających na używaniu wyłączników tachografów) oraz rozliczenia diet i raportowanie zużycia paliwa. Dzięki takiej analizie możliwe jest zapewnienie przewoźnikowi pełnego bezpieczeństwa prawnego.
Liderzy na rynku
Na polskim rynku jest wiele zewnętrznych firm, którym można powierzyć rozliczanie czasu pracy kierowców. Warto poznać ich ofertę i porównać parametry. Do największych i najbardziej znanych należą:
- OCRK Ogólnopolskie Centrum Rozliczania Kierowców – firma posiada wieloletnie doświadczenie w branży transportowej, zatrudnia wykwalifikowanych ekspertów z ITD i PIP oraz dysponuje zaawansowanymi narzędziami i programami. OCRK świadczy fachowe usługi związane z rozliczaniem, oferując swoim klientom m.in. analizy i zestawienia, jasną i czytelną ewidencję czasu pracy oraz organizację szkoleń dla kierowców, co przekłada się na znaczny spadek naruszeń. Wszystko to sprawia, że działania dostosowane są do najwyższych europejskich standardów, a także zapewniają poczucie bezpieczeństwa.
- Kancelaria Transportowa Tacholandia – od 10 lat zajmuje się profesjonalną obsługą firm transportowych w zakresie analizy i rozliczania czasu pracy kierowców oraz prowadzi szkolenia dla kierowców i kadry zarządzającej. Dysponuje doświadczoną i wyszkoloną kadrą oraz pracuje na oprogramowaniu rekomendowanym przez Państwową Inspekcję Pracy i Inspekcję Transportu Drogowego.
- Tachospeed ? oferuje specjalistyczną wiedzę i wieloletnie doświadczenie w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców, przeprowadza audyty firm transportowych, szkolenia z zakresu czasu jazdy, przerw i odpoczynku, ewidencji czasu pracy, obsługi tachografów cyfrowych i analogowych oraz pomaga odwoływać się od decyzji ITD i PIP. Firma posiada własne profesjonalne oprogramowanie do rozliczania i analizy czasu pracy kierowców, które jest użytkowane przez wiele służb kontrolujących m.in. Policję, Inspekcję Transportu Drogowego, Izbę Celną, Straż Graniczną, Inspekcję Chorwacji, Inspekcję Azerbejdżanu.
- CSK Transport Logistyka Doradztwo ? firma działa na rynku od 10 lat i oferuje profesjonalne usługi w zakresie analizy czasu pracy kierowców, raportowania, usługi kadrowe dla przedsiębiorstw transportowych, pomoc w sporach z organami administracji publicznej, pomoc merytoryczną w załatwianiu wszelkich formalności związanych z uzyskiwaniem zezwoleń transportowych i innych wymaganych w transporcie dokumentów, analizy rynków i audyty prawno-techniczne, pomoc w sprawach cywilnych, konstruowanie umów, cykliczne szkolenia kierowców, tłumaczenie dokumentów związanych z kontrolami drogowymi ze wszystkich języków obowiązujących w krajach członkowskich UE, a nawet możliwość nauki języków obcych dla kierowców.
To oczywiście tylko niektóre wybrane podmioty z branży. Usługi outsourcingowe w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców są bardzo popularne w Polsce i dlatego na naszym rynku znajdziemy też wielu innych godnych zaufania partnerów.
Podsumowując
Dzięki profesjonalnej analizie czasu pracy kierowców można znacznie ograniczyć koszty związane z rozliczeniami, wypłacać wynagrodzenia adekwatne do ilości przeprowadzanych godzin i co najważniejsze uniknąć problemów zarówno od strony kontrolerów, jak i zatrudnionych pracowników. W ten sposób przedsiębiorca transportowy może skoncentrować się na swojej podstawowej działalności oraz rozwoju firmy.
Niestety większość przewoźników zgłasza się zbyt późno do zewnętrznej firmy o pomoc; najczęściej w momencie kontroli drogowej lub w chwili otrzymania zawiadomienia o zamiarze jej rozpoczęcia przez właściwy organ. Często niestety nie pozwala już to uniknąć wielotysięcznych kar pieniężnych a nawet zapobiec utracie licencji.