Warunki transportu firmowych pieniędzy
Wiele przedsiębiorstw swój dzienny utarg deponuje w banku lub przewozi np. z oddziału do siedziby głównej. Dzieje się to także w branży TSL, gdyż grono klientów płaci za usługi transportowe lub spedycyjne gotówką w kasie. Transport firmowych pieniędzy niesie ze sobą dość duże ryzyko. Szczególnie wówczas, gdy nie powierzamy tego zadania specjalistycznej firmie, która zajmuje się konwojowaniem, lecz transportujemy zgromadzone środki pieniężne na własną rękę. Podczas transportu gotówki należy zachować maksimum bezpieczeństwa i zastosować odpowiednie środki ostrożności. Istnieją oczywiście regulacje ustanawiające obowiązek korzystania z firm ochroniarskich, ale dotyczą one tylko określonych podmiotów w drodze decyzji administracyjnej.
Zasady podstawowe
Każda jednostka, która sama chce transportować firmowe pieniądze, a nie jest ujęta w ewidencji, musi działać na podstawie pewnych wewnętrznych zasad. Przede wszystkim zarządzenie co do postępowania podczas transportu pieniędzy powinno być ustalone odgórnie np. rozporządzeniem dyrektora lub kierownika. Im mniej osób będzie wtajemniczonych w to rozporządzenie, tym lepiej. A więc wszelkie informacje powinny być udzielane w trybie poufnym tylko osobom bezpośrednio zainteresowanym. Wyznaczony pracownik firmy jest odpowiedzialny za transportowaną przez siebie gotówkę. Jednak to pracodawca odpowiada za jego bezpieczeństwo. Jeśli nie zastosuje się odpowiedniej ochrony pracownika i innych zabezpieczeń technicznych, właściciel firmy poniesie ryzyko ewentualnej utraty pieniędzy.
Rozporządzenie ministra
Wbrew pozorom, w przypadku transportu firmowych pieniędzy, nie może być mowy o jakiejkolwiek dowolności podczas przewozu. Nawet jeśli jest to transport na własne potrzeby. Zasady te reguluje Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U.2010.166.1128).
Według rozporządzenia: transport wartości pieniężnych to przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza obiektami przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej. W takim wypadku należy zapewnić bezpośrednią fizyczną ochronę lub zabezpieczenie, zarówno budynków, jak i pojazdów przeznaczonych do przechowywania oraz transportu gotówki.
Sposób przewozu, dobór środków transportu, czy ewentualnych konwojentów zależy oczywiście od sumy przewożonej kwoty.
?Małe? pieniądze
Transport wartości pieniężnych nie przekraczających 0,2 jednostki obliczeniowej nie wymaga ochrony fizycznej i zabezpieczenia technicznego. Zatem pewna grupa przedsiębiorców może spać spokojnie. Jednak przewóz takich pieniędzy powinien być wykonywany przy użycia specjalistycznego pojemnika w odpowiedniej klasie zabezpieczenia.
* Jednostka obliczeniowa to 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw = 3 641 PLN (dane z września 2012r.).
?Duże? pieniądze , czyli transport konwojowany
Jeśli w firmie przechowuje się i transportuje wartości pieniężne przekraczające 0,2 jednostki obliczeniowej, to wymagana jest ochrona fizyczna i zabezpieczenie techniczne budynków lub pomieszczeń, przystosowanie pojazdów samochodowych przewożących wartości pieniężne oraz zastosowanie elektronicznych systemów zabezpieczeń budynków, pomieszczeń, urządzeń oraz pojazdów samochodowych. W większości przypadków transport ten musi być konwojowany, a więc należy korzystać z usług specjalistycznych firm ochroniarskich.
Wartości pieniężne powyżej 1 jednostki obliczeniowej transportuje się bankowozem, czyli pojazdem samochodowym przeznaczonym do transportu wartości pieniężnych, oznaczonym w zależności od konstrukcji i zabezpieczenia technicznego jako typy: A, B i C.
Konwojowany transport wartości pieniężnych jest chroniony co najmniej przez:
1) jednego konwojenta – przy transporcie wartości pieniężnych 8 jednostek obliczeniowych,
2) dwóch konwojentów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 8 do 24 jednostek obliczeniowych;
3) trzech konwojentów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 24 do 50 jednostek obliczeniowych;
4) czterech konwojentów – przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 50 jednostek obliczeniowych.
Przy transporcie wartości pieniężnych powyżej 24 jednostek obliczeniowych bankowozem typu A należy do transportu przydzielić pojazd ubezpieczający.
Podsumowując:
Mimo rozwoju elektronicznych systemów płatności, wciąż popularne są transakcje gotówkowe. Ochrona zgromadzonych przez nas wartości pieniężnych jest bardzo ważna. Jeśli dzienny utarg firmy sięga kilku lub kilkudziesięciu tysięcy złotych, wymagających przetransportowania do banku, powinniśmy odpowiednio się zabezpieczyć. Najlepiej wynająć do tego firmę konwojencką, która wykona za nas całe zadanie. Jeśli się na to nie zdecydujemy, musimy stosować się do określonych zasad; tak wewnętrznych, jak i ministerialnych. Warto także rozważyć wykupienie ubezpieczenia majątkowego, które może pokryć ewentualne straty podczas transportu firmowych pieniędzy.